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Il Facility Management (FM) è una disciplina che coinvolge la gestione delle infrastrutture, degli spazi e delle risorse umane necessarie per il corretto funzionamento di un’organizzazione. La gestione delle attività di manutenzione ordinaria e straordinaria di edifici ed impianti così come la gestione documentale e relative scadenze fino alla gestione delle risorse umane, consumi energetici e dei servizi ausiliari come la pulizia, la sicurezza e la logistica sono tutti aspetti critici del FM.
Che cos’è un Software di Facility Management
Per ottimizzare e semplificare la gestione delle attività di FM, organizzazioni private e pubbliche si affidano a soluzioni di software di Facility Management.
Tuttavia, non tutti i software di facility management sono uguali. Ci sono alcune funzionalità che sono essenziali per la gestione efficace delle attività aziendali.
Le 10 Funzionalità Essenziali di un Software FM
Ecco quindi le 10 funzionalità che ogni Software di Facility Management dovrebbe avere.
1. Gestione geolocalizzazione degli asset, impianti e cespiti
La gestione degli asset è una delle funzionalità più importanti di un software di facility management. Consente alle aziende di creare un’anagrafica tecnica aggiornata e di tenere traccia di tutti i propri impianti, cespiti e di monitorarne lo stato. In questo modo, le aziende possono prendere decisioni informate sulla manutenzione e sulle riparazioni degli asset, riducendo i costi a lungo termine ed aumentandone il ciclo di vita.
La geolocalizzazione, visualizzazione e gestione degli asset è importante che avvenga attraverso un supporto planimetrico (CAD/DWG as-built) ed ove presente con un supporto di modelli 3D e/o BIM.
2. Gestione della manutenzione in cloud
La gestione della manutenzione è un’altra funzionalità fondamentale. Consente alle aziende di pianificare e programmare in cloud la manutenzione preventiva e correttiva dei loro impianti e degli edifici. In questo modo, le aziende possono ridurre i costi associati alle riparazioni di emergenza e aumentare la produttività complessiva. Sarà fondamentale poter implementare e gestire un sistema di invio promemoria e notifiche per poter avvisare delle manutenzioni programmate, ticket i diversi stakeholder.
3. Pianificazione delle attività
La pianificazione delle attività è essenziale per garantire che il lavoro venga svolto in modo efficiente. Un software di facility management dovrebbe permettere alle aziende di assegnare attività specifiche ai membri del team e di tenere traccia dei tempi di completamento. In questo modo, le aziende possono identificare eventuali ritardi o inefficienze e apportare le necessarie correzioni.
4. Controllo dei costi
Il controllo dei costi è un fattore critico per il successo aziendale. Un software di facility management dovrebbe permettere alle aziende di monitorare i costi associati alle attività di facility management ed in particolare delle manutenzioni straordinarie. In questo modo, le aziende possono identificare le aree in cui i costi sono elevati e prendere le misure necessarie per ridurli.
5. Gestione delle scadenze
La gestione delle scadenze è importante per garantire la conformità alle normative e alle regolamentazioni. Un software di FM dovrebbe permettere alle aziende di tenere traccia delle scadenze per la manutenzione e la verifica degli asset. In questo modo, le aziende possono garantire che tutte le attività siano svolte entro i tempi previsti.
6. Reportistica
La reportistica è fondamentale per tenere traccia delle attività aziendali e per identificare eventuali problemi o inefficienze. Permettere alle aziende di generare report personalizzati sulle attività di facility management e sulle prestazioni del team così come la gestione di KPI, SLA dovrà fare parte delle funzionalità di un software di FM. In questo modo, le aziende possono identificare i trend e prendere le necessarie misure correttive.
7. App Mobile
La mobilità è importante per garantire la produttività dei membri del team che si spostano spesso. Un software di facility management dovrebbe permettere ai membri del team di accedere alle informazioni e di aggiornare lo stato delle attività direttamente dal loro dispositivo mobile. In questo modo, le aziende possono garantire che le attività vengano svolte in modo efficiente e tempestivo, anche quando i membri del team si trovano fuori sede, mantenendo inoltre sempre un controllo sugli interventi. Inoltre è fondamentale che l’applicativo mobile includa la possibilità di realizzare attività di rilievo e censimento impianti creando quindi un’anagrafica tecnica da tenere aggiornata nel corso del tempo.
8. Gestione delle risorse umane
La gestione delle risorse umane è importante per garantire la produttività del team e la soddisfazione dei dipendenti. Un software di FM dovrà includere la gestione di squadre manutentive, tecnici manutentori e tutti gli stakeholder che saranno coinvolti nella gestione del patrimonio immobiliare attraverso l’invio di promemoria e notifiche.
9. Gestione degli spazi
La gestione degli spazi è importante per garantire che gli spazi aziendali siano utilizzati in modo efficiente e vi sia una regolare manutenzione. Permettere alle aziende di aprire ticket geolocalizzati su vani o unità funzionali, associare componenti a determinate aree e/o immobili così come l’inserimento di dati architettonici comporta ad un’ottimizzazione dell’utilizzo degli spazi e ridurre i costi associati.
10. Gestione dei documenti
La gestione dei documenti è importante per garantire la conformità alle normative e alle regolamentazioni. Un software di facility management dovrebbe permettere alle aziende di gestire i contratti con i fornitori, tenere traccia delle scadenze e monitorare le prestazioni dei fornitori. In questo modo, le aziende possono garantire che i contratti siano rispettati e che i fornitori offrano un servizio di alta qualità così come un’unica interfaccia per la centralizzazione e condivisione di tutti i documenti relativi ad un patrimonio immobiliare.
Software Facility Management: come scegliere il migliore
Una volta analizzate le funzionalità di un Software di FM ci saranno dei fattori complementari da dover tenere in considerazione. Di seguito sono riportati alcuni punti che dovresti considerare quando scegli la soluzione giusta:
Scalabilità
Assicurati che il software di Facility Management che scegli possa crescere insieme alla tua organizzazione. Cerca una soluzione che sia scalabile, quindi modulabile, e in grado di gestire un numero crescente di asset, interventi e risorse umane.
Facilità d’uso
Scegli un software di Facility Management che sia facile da usare e comprendere. Un’interfaccia utente intuitiva può semplificare l’implementazione del software e garantire che tutti i membri del team possano utilizzarlo senza difficoltà.
Supporto e formazione
Assicurati che il fornitore di software di Facility Management offra un supporto completo, video tutorial e un’adeguata formazione per garantire una corretta implementazione e utilizzo del software. Questo può essere particolarmente importante se il software è nuovo per la tua organizzazione.
Sicurezza
Il software di Facility Management deve garantire la sicurezza dei dati dell’organizzazione. Assicurati che il software offra meccanismi di sicurezza adeguati, come la crittografia dei dati e l’accesso protetto.
In conclusione, il software di Facility Management può semplificare la gestione delle attività del FM e migliorare l’efficienza dell’organizzazione. La scelta della soluzione giusta dipende dalle esigenze specifiche della tua organizzazione e da una valutazione attenta delle funzionalità offerte dal software, della scalabilità, dell’integrazione con altri sistemi, della facilità d’uso, del supporto e della formazione, della sicurezza e dei costi. Una soluzione adeguata può semplificare la gestione delle attività di manutenzione e migliorare la produttività dell’organizzazione.
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